フォルダ整理のコツ5選!パソコンのフォルダ整理術でファイル管理を劇的に改善!

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1. フォルダ整理術の基本のキ

みなさんのパソコンは、どのくらいきれいに整理されているでしょうか?

きれいにフォルダ整理を行うことで、思考を整理することにも繋がります。

ぐちゃぐちゃなパソコンのデスクトップにさよならバイバイしてしまいましょう!

1-1. ルール1: 命名規則をつける

フォルダ整理の基本的なルールその1は「命名規則」です。

フォルダ管理をする際の整理術として、ファイル名に”20180101_xxx.txt”といった日付をつけることが一般的です。

フォルダ管理をする前に、まずはファイル管理をすることが必要です。

命名規則をつけたフォルダ管理(ファイル管理)の整理としては、

  • 日付をつける「20180101_xxx.txt」
  • 状態名をつける「下書き_xxx.ppt」
  • 番号をふる「01_案件.ppt」

こういった、ファイル管理を徹底することで、一定の規則を生み出せます。

注意
ファイル管理には命名規則が必要ですが、以下のことはやめましょう。

「20180101_xxx_完成版.ppt」

こうすると、

「20180102_xxx_完成版_v2.ppt」

が絶対に現れます。謎な更新合戦はやめましょう。

1-2. ルール2: 階層は浅くする

フォルダ整理をしていると、一個にまとめたい欲にかられて、どんどん階層が深くなります。

メイン > 個人用 > 勉強 > マーケティング > webマーケティング > snsマーケティング > twitter > 投稿手法….

こうなってくると、もはや最下層までもぐるのは宝探しと一緒です。

覚えられる範囲で、階層分けをすることを恐れないでください。

1-3. ルール3: 一時保存フォルダを作らない

仕事等をしていると、まだ手を加えるから一時的なフォルダに…とやりがちです。

しかし、一時保存用フォルダを作ると、そこに一生残り続けるフォルダが出てきてしまいます。

万が一作る場合でも、いつまでに削除するかをフォルダ名に記載しておきましょう。

1-4. ルール4: フォルダの構造を合わせる

階層を作る上で、フォルダの構造を合わせることも大切です。

A社の階層構造は、「01.案件, 02.要件定義, 03. … 」なのに、B社の階層構造が、「20180101_要件定義, 20180101_案件…」では、混乱します。

「01.案件, 02.要件定義, 03. … 」のような階層にし、その構造はすべてのファイルに反映させてください。

そうすることで混乱しなくてもすみます。

1-5. ルール5: 定期的にメンテナンスする

フォルダ整理をしていると、だんだんフォルダが大きくなるだけでなく、まとめられるものも出てきます。

フォルダの整理に時間を使うことが無駄に感じられるかもしれませんが、毎回迷っている時間のほうが無駄です。

定期的にメンテナンスをし、フォルダ管理を行うことで、整理された中からファイルを使うことを心がけましょう。

2. フォルダ管理の便利術

仕事をしていると、よく使うファイルやフォルダが出てくることでしょう。

整理をしている中で、整理のしすぎで逆に管理が難しくなることもあるので、ぜひ便利術を活用してみてください。

2-1. ショートカットでひとっとび!

よく使うファイルやフォルダを、デスクトップにおいてしまうと、だんだんと整理されない状態になります。

これは、一度汚した部屋がどんどん汚くなるのと同じです。

部屋と違って、フォルダ管理には、ショートカットが存在します。

よく使うフォルダにはショートカットを設定して、簡単にアクセスできるようにしましょう。

2-2. 4クリック以内でアクセス!

フォルダ管理は、単純な構造にすることが必須です。

各ファイルには4クリック以内でアクセスできるというルールを作りましょう。

それ以上深くなると、探すのが難しくなります。

全フォルダにショートカットを作成することもできますが、煩雑ですよね。

しっかりと構造を考えた上で整理しましょう。

2-3. 思い切って消す勇気!

フォルダ管理の肝といっても過言ではないところ、それは思い切って消す勇気です。

このファイルは絶対まだ使うし、、なんて言っていたら、一生たっても整理されません。

フォルダ管理をしていて、どうしても消せないファイルが出てきたら、ドライブなどにあげるのも手です。

手元に残し続けることが生産性を下げる要因にもなりかねません。

2-4. ファイル名を一気に変更したい

フォルダを整理していると、命名規則を適用するために、1つ1つのファイルの名前を変更する必要があります。

しかし、1つ1つやっていると大変。

そんなときは、「ShiftやCtrl + Aでフォルダ内のファイルを全件取得し、F2をクリックして名前を変更する」ことで、一気にファイル名を変更できます。

たとえば、「見積書」とファイル名を変更した場合、選択されたファイルは「見積書(1)」「見積書(2)」…と(1),(2)が語尾について一気にファイル名の変更ができます。

フォルダ内のファイル名を統一させて整理したいときは、ぜひ活用してください。

3. まとめ

フォルダ管理は、やりたいけどやれないものだと思います。

整理されたデスクトップは、そのままその人の思考につながります。

ぜひフォルダ管理をして、ファイル整理をしてみてください。